חדר ההמתנה הוא ללא ספק הפנים של החברה, בשל כך עסקים רבים מבינים כי יש צורך להשקיע בו הרבה יותר ממה שחשבו. אם בעבר חדר המתנה היה מצויד בכמה כיסאות וקולר מים, כיום התמונה כבר שונה וכל חברה שמכבדת את עצמה ואת הלקוחות שלה משקיעה בחלל נעים ומזמין. חדר ההמתנה הוא המקום הראשון שהלקוח פוגש בחברה ולכן הוא מייצג אותה, על מנת להשאיר רושם ראשוני חיובי על הלקוחות שלכם, כדאי ליצור בחדר ההמתנה אווירה נעימה ונינוחה. אפשר להשיג זאת ע"י כורסאות או ספות נוחות ומפנקות, אביזרים מעניינים ואפילו פינה של שתייה חמה, כל זה חשוב על מנת שהלקוח יחווה אירוח כמו בבית.  

השקעה בחדר המתנה נעים ומזמין היא חוויה חשובה עבור הלקוחות אך גם מייחדת את החברה שלכם על פני חברות אחרות, לכן גם כאשר זמן המתנה ארוך מהרגיל, הוא פחות מעיק כאשר זה קורה בחלל נוח שמעניק ללקוחות תחושה שמבינים אותם ומכבדים את זמנם היקר. חשוב גם לתכנן את החלל לפי קהל היעד שמגיע אל החברה ולהתאים את הריהוט, העיצוב והאבזור ללקוחות וגם לעולם התוכן של החברה.

אז איך לעצב את חדר ההמתנה? 

אם מלאכת עיצוב חדר המתנה נראה לכם מסובך ואתם לא יודעים מאיפה להתחיל, הסירו דאגה מליבכם, לפניכם מספר נקודות שינחו אתכם כך שתוכלו להיעזר בהם על מנת לעצב את חדר המתנה שהלקוחות שלכם לא ישכחו הרבה זמן:

כורסאות נוחות ומפנקות:

ייתכן כי בחברה שלכם הלקוחות יחכו זמן לא מועט בחדר ההמתנה לכן אתם חייבים לתת הרגשה נעימה בדגש על ריהוט המעניק נוחות. חדר המתנה נעים ומזמין מתאפיין בעיקר בכורסאות ופינות ישיבה מפנקות בעלות בדים נעימים ונוחים שכיף לשבת עליהם גם אם זה לזמן לא קצר. כורסאות נוחות מעניקות תחושה שהלקוחות חשובים לחברה, שהיא מבינה את הצרכים שלהם ומשקיעה בהם, לקוח שממתין בצורה לא נוחה ייכנס לפגישה הצפויה כשהוא טעון ובתחושות לא טובות דבר שאף עסק לא רוצה שיקרה. חשוב גם שיהיה מספיק מקומות ישיבה בהתאם לצורך של העסק שלכם, אפשר לשלב שולחנות קטנים כך שהריהוט הנלווה לספות ירגיש טבעי ויקל על הלקוחות הממתינים, למשל שולחן קפה קטן שייתן תחושה של סלון ביתי להנחת קפה או עיתונים, אפשר גם לשלב ריהוט אחסון עדין כמו שידה קטנה שהלקוחות יכלו להניח עליהם דברים ולהרגיש בנוח. 

אווירה ביתית:

על מנת להעניק תחושה ביתית ונעימה הלקוחות צריכים להרגיש שחדר ההמתנה הוא מקום בו הם מרגישים בטוחים ורגועים עם צבעים ועיצובים המתאימים לאופי ועולם התוכן של החברה, למשל אם מדובר על רצון להרגיע את הלקוחות לפני קבלת השירות כמו בקליניקות רפואיות כדאי לעצב בצבעים בהירים ומרגיעים המשדרים רוגע וגם אסתטיקה. גם התאורה היא קריטית לתחושה טובה ולכן כדאי לבחור בגופי תאורה מרגיעים ונעימים, אם יש חלון בחדר ההמתנה כדאי להשתמש בו להכנסת אור טבעי לחדר ולתחושה ביתית עוד יותר. כמו כן פיזור אביזרים נלווים כמו וילונות, עציצים, תמונות יוסיפו לאווירה הביתית ויגרמו ללקוחות לחזור אליכם במהרה. דבר נוסף וחשוב בתקופתנו הוא לתת ללקוחות תחושה של ניקיון וסדר באזור ההמתנה כל שהם ירגישו בנוח לשהות בחלל זה למשך זמן.

הסחות דעת מעניינות:

אף אחד לא אוהב להמתין זמן רב לקבלת שרות, לכן על מנת שהלקוחות שלכם לא יאבדו את סבלנותם אפשר לחשוב על פתרונות יצירתיים שיעזרו להם להעביר את הזמן בהמתנה, למשל משחקים או כלי נגינה, אפשר גם פשוט להניח חומרי קריאה מעניינים, עם דגש בלחדש מידי פעם את מלאי המגזינים, אם אתם ממש רוצים להשקיע אפשר לשלב ספרייה מצומצמת של ספרים הרלוונטיים לתחום של החברה שלכם וכן קטלוגים פרסומיים שיכולים לקדם את המכירות. אם החברה שלכם פונה למשפחות מומלץ לצמצם את עוגמת הנפש של ההורים הממתינים עם זאטוטים ולשלב קירות לציור בגיר, או משחקי קיר מעניינים. כך תמתגו את החברה שלכם כמקום שכיף להורים וגם לילדים להגיע אליו גם אם הם מחכים לא מעט לקבלת שירות.

נשארים מחוברים:

במציאות היומיומית כולנו רוצים להיות מחוברים לרשת בכל רגע, גם הלקוחות רוצים בכך ובמיוחד בזמן המתנה שיכול לעיתים להרגיש כבזבוז זמן יקר. לכן ע"י חיבור לרשת וואי פיי הם יוכלו להמשיך בעיסוקים שלהם וכך זמן ההמתנה ייראה פחות מעיק וארוך. גם טלוויזיה יכולה להוות הזדמנות לתת ללקוחות להרגיש בבית או לשמש להעברת חומר פרסומי , אפשר לרכוש חבילת ערוצים הקשורים לעולם התוכן של החברה כך שתוכלו גם לקדם מכירות שקשורות לעסק שלכם. 

קפה איכותי:

היום כל חברה שמכבדת את עצמה מכניסה לחדר ההמתנה מכונת קפה כדי לפנק את הלקוחות ולתת להם זמן מרגיע בחדר ההמתנה, קפה משובח הוא משהו שמשאיר רושם חזק אצל הלקוחות וגורם להם לרצות ולחזור לעסק. אפשר לבחור מכונת קפה לפי הצרכים העסקיים שלכם ויכולת התקציב, אך זכרו כי כאשר יש ללקוח אפשרות לבחור את הקפה האהוב עליו, וליהנות מהפסקה קצרה, הוא ירגיש שהוא נמצא בחברה שמתחשבת בו והוא ירצה להיות חלק ממנה.  

זמן ההמתנה לא חייב להיות מעיק עבור הלקוחות, אלא להפך, זו הזדמנות להראות להם כמה הם חשובים לכם וכמה החברה רוצה להעניק שרות מזמין ואיכותי.